Import von Frachten aus einer CSV-Datei

Aktualisiert 27/11/23 durch Jakub

Wer kann diese Funktion nutzen?

Funktion verfügbar für alle Trans.eu-Plattform- und CargoON-Benutzer.

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • wie man Frachten mithilfe einer CSV-, XLS- oder XLSX-Datei in die Trans.eu-Plattform importiert

Schritt-für-Schritt-Frachtimport

Erfahren Sie, wie Sie Fracht aus einer CSV-, XLS- oder XLSX-Datei importieren

35 STEPS

1. Under "Add freight", navigate to the option: Import freights from CSV.

Step 1 image

2. This is what the freight import window looked like before. The process itself is simple and clear, however, it requires preparation of a file in a specific format and according to a defined template.

Step 2 image

3. This often involves manual work and such operations take a lot of time or manpower, which generates unnecessary costs.

Step 3 image

4. To meet the expectations of our current and future Customers, we come with a refreshed Smart Importer of freights.

Step 4 image

5. With a flexible approach to the format and syntax of the file, we are enhancing the process of publishing a large number of freights.

Step 5 image

6. Moreover, we are adding several improvements that will have a positive impact on the efficiency of operational staff.

Step 6 image

7. In the window frame, in the upper right corner, we have placed a link to the Help Center, available at any stage of the process, where you will be guided step by step through the new process of freight import.

Step 7 image

8. In addition to the CSV format, our Smart Importer will also support XLS and XLSX formats, adapted to all TMS systems available on the market.

Step 8 image

9. Once the file is loaded, you will automatically be taken to the next step - Freight data matching.

Step 9 image

10. This is what the Smart Importer of freights will do if the loaded file matches a previously supported .csv file template or a file mapping you have saved. File mapping is explained in a later section.

Step 10 image

11. This is what the Smart Importer window will look like if the loaded file is incompatible with the previously supported .csv schema or has a completely different syntax (e.g. different column names and/or different column order).

Step 11 image

12. In the left panel, there is a checklist of mandatory freight parameters, which is the absolute minimum required to publish/save imported freights.

Step 12 image

13. By clicking on a particular column, e.g. "Date from", you will be able to associate the data it contains with the corresponding parameter on the platform, in this particular case - the mandatory "Loading date" parameter.

Step 13 image

14. The mapped column and the corresponding item in the checklist will be highlighted in green.

Step 14 image

15. Once the file is mapped according to the requirements, the Save as template option is enabled.

Step 15 image

16. Finally, in the save template window, enter a unique name for the template and save it.

Step 16 image

17. The saved template will appear in the upper left corner of the list of matching templates. It will be available to all users in the company.

Step 17 image

18. The first thing Smart Importer always does after loading a file is to try to automatically match it to one of the saved templates, if possible.

Step 18 image

19. Import summary is the next step.

Step 19 image

20. A significant improvement is the possibility to make changes to individual freight parameters directly in the freight import window.

Step 20 image

21. This is especially useful when the imported file contains errors.

Step 21 image

22. By filtering the list with the Show only freights with errors option checked, you can correct them efficiently.

Step 22 image

23. For example, a window allowing you to make changes to given freight parameters will appear when you click on any active field.

Step 23 image

24. By clicking on a field in the window, you can also make changes to the postal code, street, city and number.

Step 24 image

25. In the updated version of the Importer, there is a step of publishing freights, where you can publish all freights in the same way.

Step 25 image

26. Publish all freights in the same mode is the option enabled by default, which allows you to publish freights in a given mode available to the ordering party.

Step 26 image

27. Deselecting this option activates new features. A list of freights will appear with the possibility of selecting several items from the list.

Step 27 image

28. Then you can choose for them one of the publication modes available to the ordering party.

Step 28 image

29. An option to save a draft copy of imported freights, which will always be published manually, is embedded here.

Step 29 image

30. As you move down the list, you will see the corresponding publication modes assigned to each freight.

Step 30 image

31. Clicking Import freights starts both the import process and the publication or creation of a draft copy, which can continue in the background.

Step 31 image

32. Previously, the ongoing freight import process prevented all users of a given company from starting another import until the current one was completed, which consumed valuable time. The new version of the importer solves this problem.

Step 32 image

33. When the import is finished, you will receive a notification. Click on it to view the summary.

Step 33 image

34. The Freight import summary will be displayed.

Step 34 image

35. The imported freights are eventually included in the list of Added freights with the respective statuses.

Step 35 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

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Import von Fracht auf die Trans.eu-Plattform mithilfe einer .csv-, .xls- oder .xlsx-Datei

Erweitern Sie den Pfeil neben der Schaltfläche Fracht hinzufügen und wählen Sie die Option Frachten aus CSV importieren.

  1. Fügen Sie die vorbereitete Datei hinzu und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  1. Beim Datenabgleich der Frachten können Sie ganz einfach Werte aus Ihrer Datei anpassen, um sie an die von der Trans.eu-Plattform geforderten Werte anzupassen. Das integrierte Wörterbuch hilft dabei, schnell zu identifizieren, welches Feld auf der Plattform Ihrer Spalte in der Datei entspricht.

In der Importübersicht finden Sie detaillierte Informationen.
  • Beispiel 1

  1. Alle Frachten werden importiert. Klicken Sie auf Weiter und gehen Sie zu Veröffentlichungsparameter.

  • Beispiel 2

  1. Es werden nur anerkannte Frachten importiert. In der Tabelle sehen Sie, bei welchen Frachten ein Fehler aufgetreten ist. Sie können die falschen Werte direkt im Importfenster korrigieren, klicken Sie auf Weiter und gehen Sie zu Veröffentlichungsparameter.

  1. Geben Sie Zahlungsdatum, Empfänger und Ansprechpartner ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Fracht importieren.
Wenn Sie Frachten auf verschiedene Arten veröffentlichen möchten, deaktivieren Sie die Option Alle Frachten im gleichen Modus veröffentlichen.

Sie können alle importierten Frachten im gleichen Modus veröffentlichen, jede einzeln veröffentlichen oder einige davon auswählen.

Sie können Frachten aus einer Datei in automatische Regeln veröffentlichen. Markieren Sie die Regeln für die automatische Veröffentlichung und klicken Sie auf Fracht importieren.

Step 6 image

Der Status des Imports wird auf der Plattform sichtbar sein.

Alle Benachrichtigungen sind unter dem Glockensymbol verfügbar.

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Import abgeschlossen ist.

Zusammen mit der Zusammenfassung.

  • Beispiel 3

  1. Es werden keine Frachten importiert. Bitte korrigieren Sie Ihre Datei und versuchen Sie es erneut.

  • Beispiel 4

  1. Ungültiges Dateiformat. Bitte überprüfen Sie Ihre Datei und versuchen Sie es erneut.

Beachten!

- Es ist nicht möglich, dieselbe Datei mehrmals hinzuzufügen.
- Die Verwendung von Funktionen, die den Nutzungsbedingungen widersprechen (z. B. Duplizieren von Angeboten), kann dazu führen, dass Angebote nicht mehr importiert werden können.

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